Lorsque vous organisez un événement, gardez-vous les doigts croisés en attendant de recevoir les confirmations de présence de vos invités? Que ce soit pour une formation, une assemblée, un congrès, un colloque, vous investissez beaucoup de temps et d’argent. Ce serait bien que cet investissement vous rapporte, n’est-ce pas! La réussite d’un événement corporatif passe entre autres par la participation de vos invités.
Voici 9 façons d’augmenter le taux de participation de vos invités à votre événement :
1. CHOISIR UNE LOCALISATION STRATÉGIQUE
Les gens devront certainement se déplacer pour se rendre à votre congrès ou colloque. Essayez de leur simplifier la vie en choisissant un emplacement central par rapport à la provenance de vos invités. Plusieurs entreprises font l’erreur de choisir le lieu en fonction d’eux-mêmes. Rappelez-vous que vous organiser cet événement d’abord pour eux! Une localisation stratégique est facile d’accès (voiture, train ou avion), à une distance raisonnable et à proximité des principales artères routières.
2. CHOISIR UN MOMENT OPTIMAL
Quel est le meilleur temps pour tenir votre événement? L’essentiel est de trouver un moment dans l’année et dans la semaine où un maximum de personnes sont disposées à y participer. La formule magique n’est pas unique! Une chose est certaine, évitez les longues fins de semaine, la période des vacances estivales et le jeudi soir. Soyez à l’écoute de la réalité de vos participants.
3. AVOIR UN CONTENU ATTRAYANT ET PERTINENT
Les participants aiment savoir rapidement ce qu’ils pourront tirer de votre événement. Mettez les moments-clés de la programmation dans votre invitation. N’hésitez pas à la bonifier de statistiques pertinentes en lien avec votre domaine d’activité. Les gens ont tous un désir d’apprendre et de se sentir plus compétent, profitez-en! Démystifiez des sujets complexes. Facilitez l’introduction d’innovations en entreprise avec de nouveaux concepts. Parlez des dernières nouveautés dans votre secteur. Finalement, en choisissant une thématique attrayante ou en demandant les services d’un animateur de renom, vous donnerez plus de crédibilité à votre événement.
4. AVOIR UN COÛT DE PARTICIPATION ACCESSIBLE
Que vos invités soient des entreprises ou des «particuliers», la notion de coût est un facteur de décision important. Opter pour une stratégie de prix accessible où le participant aura l’impression d’en avoir pour son argent. Si votre événement est admissible à des subventions, mettez-le de l’avant. Qui refuserait de sauver quelques dollars!
*Petit conseil pour diminuer vos frais, sachez que certains hôtels offrent des escomptes intéressants pour des événements se tenant le lundi ou le vendredi.
5. OFFRIR LA POSSIBILITÉ DE POUVOIR DORMIR SUR PLACE
Si un bon nombre de participants doivent faire un peu de route, facilitez-leur la vie en choisissant un établissement où il est possible de dormir sur place. Quand l’événement a lieu à même l’hôtel où séjournent vos invités, c’est une formule hyper appréciée. Dites-vous bien que plus c’est facile et agréable de participer à votre événement d’affaires, plus vos invités voudront être présents!
6. PENSER AUX ACCOMPAGNATEURS
Est-ce que les conjoints et les conjointes seront présents? Pensez aussi à eux! Proposez-leur des activités à faire à proximité.
*Petit astuce : C’est une bonne occasion pour les commerces locaux d’avoir une visibilité supplémentaire. Contactez-les pour savoir ce qu’ils ont à vous proposer!
7. GÂTER VOS PARTICIPANTS
Qui n’aime pas se sentir important! Une belle façon de donner de la considération à vos participants est de leur offrir des cadeaux. Rappelez-vous que selon l’ampleur de votre événement, certaines entreprises pourraient être intéressées à en profiter pour avoir une visibilité supplémentaire. C’est l’occasion de vous laisser-aller dans les demandes de commandite! 😉
8. PRÉVOIR DU TEMPS POUR LE RÉSEAUTAGE
Profitez du dynamisme de la ville hôte pour faire des activités de réseautage avec les participants. Sortez-les du contexte traditionnel! Que ce soit avec une activité sportive en équipe, une sortie culturelle ou encore, une expérience culinaire, ils vivront un moment rassembleur dont ils se rappelleront longtemps. L’effet à long terme est beaucoup plus fort que le simple échange de carte d’affaires!
9. TENIR UN CIRCUIT « DÉCOUVERTE »
Si votre événement se tient sur plusieurs jours et attirent un nombre considérable de participants, offrez la possibilité à des entreprises complémentaires d’être présentes. Sous la forme de kiosque, elles peuvent montrer leur dernière génération de produits, présenter l’ajout d’un nouveau service ou encore parler des innovations technologiques pertinentes. C’est une chance de pouvoir parler à tout ce monde, à une même place!
Un dernier petit détail, trop souvent oublié, le « après ». Faites vivre votre événement même s’il est théoriquement terminé, en gardant contact avec vos participants. Ce sera certainement plus facile de les avoir avec vous pour votre prochaine édition!
Pour nous confier l’organisation de votre événement ou pour réserver votre salle à Drummondville, contactez-nous au (819) 478-4141.
– Article rédigé par Myriam Boucher
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